Configurações Iniciais

Introdução #

Bem-vindo à documentação do eQualifica, Sistema de Qualificação Registral! Este guia destina-se a auxiliar usuários e administradores na configuração inicial e no uso do sistema. O eQualifica foi desenvolvido para automatizar e otimizar os processos de registro, garantindo precisão, segurança e eficiência na gestão de documentos e dados.

Configurações Iniciais #

Antes de começar a utilizar todas as funcionalidades do sistema, é crucial realizar algumas configurações iniciais. Essas configurações garantirão que o sistema esteja alinhado com as necessidades específicas da sua organização e que todos os processos ocorram de maneira fluida e sem contratempos.

Nesta seção, abordaremos os seguintes tópicos:

1. Criação de Usuários e Perfis: Como adicionar novos usuários e definir seus níveis de acesso e permissões.
2. Configuração de Andamentos: Ajustes necessários para adaptar o sistema às particularidades do seu ambiente de trabalho.
3. Configuração de Questionários: Crie checklists para a execução de pedidos.
4. Personalização de Minutas de Documentos: Modificação e criação de minutas para garantir que todos os documentos gerados sigam os padrões institucionais.
5. Integração com Outros Sistemas: Passos para conectar o Sistema de Qualificação Registral com outros sistemas utilizados pela sua organização.
6. Treinamento e Suporte: Recursos disponíveis para capacitação dos usuários e canais de suporte para resolução de dúvidas e problemas.

Cada subseção fornecerá instruções detalhadas, passo a passo, acompanhadas de capturas de tela e exemplos práticos para facilitar o entendimento e a execução das tarefas. Com as configurações iniciais devidamente realizadas, sua organização estará pronta para aproveitar ao máximo os benefícios do eQualifica.

Criação de Usuários e Perfis #

A gestão dos usuários da sua equipe estão acessíveis pelo menu lateral em Configurações > Equipe. Inicialmente você deve encontrar apenas o seu usuário. Para adicionar um novo usuário, clique no botão “Novo Usuário”.

Ao criar um novo usuário, preencha o nome, email e a senha inicial. Adicionalmente, marque a opção “Administrador” para que o usuário tenha acesso ao módulo de configurações. O login do usuário deve ser feito com o e-mail e senha informados.

Configuração de Andamentos #

Os andamentos servem para organizar o fluxo de processamento de pedidos dentro do sistema. Por exemplo, um pedido de protocolo pode ter a seguinte sequencia de andamentos:

• Pedido Criado;
• Em Análise:
  • Nota Devolutiva Pronta;
  • Praticar Atos;
• Nota Devolutiva Pronta:
  • Reentrada;
  • Pedido Cancelado;
• Praticar Atos:
  • Gerar Minutas de Atos;
  • Gerar Selos;
  • Pedido Finalizado;

O menu de configuração dos andamentos está disponível pelo menu lateral em Configuração > Andamentos. A tabela mostra os seguintes campos:

• Nome: nome do andamento. É um texto livre.
• Andamentos Anteriores: andamentos a partir do qual o pedido pode ser encaminhado para o andamento em questão;
• Próximos Andamentos: lista de andamentos para os quais um pedido no andamento atual pode ser encaminhado;
• Comportamento Padronizado: seria uma lista de andamentos padronizados do sistema que estão vinculados com ações específicas internas do sistema.

Configuração de Questionários (Checklists) #

A elaboração de checklists para qualificação registral é uma etapa fundamental para assegurar que todos os procedimentos necessários sejam seguidos de maneira consistente e eficiente. Esses checklists atuam como guias detalhados, enumerando cada ação a ser tomada e cada documento a ser verificado. Ao padronizar as etapas de qualificação, os checklists ajudam a minimizar erros, garantir conformidade com as regulamentações legais e melhorar a qualidade do serviço prestado. Além disso, facilitam o treinamento de novos colaboradores e permitem que qualquer membro da equipe possa realizar verificações completas e precisas, independentemente de sua experiência prévia.

Acesse as configurações de questionários pelo menu lateral em Configurações > Questionários. No sistema existem 6 etapas padronizadas de qualificação, que são as seguintes:

• Qualificação dos Registros (Matrícula, Transcrição, Registro, etc);
• Qualificação dos Imóveis (Imóvel Rural, Urbano, Condomínio, etc);
• Qualificação dos Títulos (Instrumento Particular, Escritura Pública, Título Judicial, etc);
• Qualificação dos Negócios (Compra e Venda, Alienação Fiduciária, Doação, Dação, Usucapião, etc);
• Verificação Título x Registro (Conferência entre dados do Título e do Registro);
• Verificação de Documentos (Conferência de Documentos Obrigatórios para o Ato);

Para cada uma dessas etapas, vamos criar um grupos de questões. Cada grupo funciona como um checklist que pode ou não ser exibido em um caso concreto. Por exemplo, na etapa de Qualificação dos Registros, podemos criar um grupo com nome “Dados Gerais – Matrícula” que vai ser exibido se no pedido o registro vinculado for uma matrícula.

Dentro de cada grupo, vamos criar questões com resposta do tipo “Sim/Não/NA”. Dependendo do tipo da resposta, podemos criar algumas ações:

• Praticar Ato;
• Criar Item de Nota Devolutiva;
• Incluir Questões Adicionais;

Personalização de Minutas de Documentos #

A personalização de minutas de documentos é fundamental para atender às necessidades específicas de cada instituição e assegurar a conformidade com normas jurídicas e padrões institucionais. Esse processo permite que os documentos gerados pelo sistema reflitam a identidade visual da organização e incluam cláusulas e termos personalizados que atendam a requisitos legais específicos. A personalização facilita a padronização dos documentos, garantindo uniformidade e profissionalismo em todas as comunicações oficiais. Além disso, a possibilidade de adaptar minutas reduz o tempo gasto na elaboração de documentos, aumenta a eficiência operacional e diminui a probabilidade de erros, contribuindo para um processo registral mais ágil e preciso.

Para configurar as minutas, acesse pelo menu lateral em Configurações > Minutas. O sistema trata os seguintes tipos de minutas:

• Ato (ex: Ato de Registro de Imóveis);
• Nota Devolutiva;
• Título (ex: Escritura Pública);

Ao criar uma nova minuta, preencha os seguintes campos:

• Código: nome simplificado para facilitar a identificação (ex: RCV01);
• Nome: nome detalhado da minuta (ex: Registro de Compra e Venda – Padrão);
• Tipo de Minuta: conforme as opções listadas acima;
• No editor de textos, escreva a minuta com as variáveis de substituição